Accesso agli atti, sì senza eccessi
Accesso ai documenti condominiali nell’ottica del fair play. I condomini hanno diritto di visionare i documenti per arrivare preparati all’assemblea e votare con cognizione di causa. Ma ciò non può risolversi in un aggravio di attività che ostacoli il corretto svolgimento dell’amministrazione condominiale. Volta per volta occorre quindi contemperare gli opposti interessi secondo il principio di buona fede. Non basta quindi una richiesta di accesso all’amministratore prima dell’assemblea se poi, a fronte di un espresso invito a recarsi nel suo studio per la consultazione, esso non viene accolto dal condomino, che successivamente impugna la deliberazione. Queste le considerazioni espresse dal Tribunale di Roma nella sentenza n. 3464, pubblicata lo scorso 3 marzo 2022, nella quale il giudice capitolino ha ripercorso le varie tappe di quel lungo percorso interpretativo che ha portato prima la giurisprudenza e poi il legislatore della riforma del 2012 a chiarire il contenuto e le modalità di esercizio del diritto dei condomini di accedere alla documentazione detenuta dall’amministratore.

Cosa si intende per documentazione condominiale e per quanto tempo occorre conservarla? Occorre prima di tutto chiarire cosa debba intendersi per documentazione condominiale. Si tratta, ovviamente, di tutti i documenti che l’amministratore utilizza per la gestione dei beni e dei servizi comuni. Una parte di essi vengono trasmessi all’amministratore al momento della sua nomina da chi lo ha preceduto alla guida del condominio. Altri vengono formati o aggiornati dall’amministratore nello svolgimento del suo incarico. Si tratta dei libri obbligatori per la gestione del condominio indicati dall’art. 1130 cc, ossia il registro dell’anagrafe condominiale, il registro dei verbali assembleari, il registro di nomina e revoca dell’amministratore e il registro di contabilità. Vi sono poi tutti i contratti stipulati con i terzi per la gestione ordinaria e straordinaria del condominio, la documentazione relativa alla tenuta del conto corrente condominiale e quella relativa alle condizioni di sicurezza degli impianti. Vi sono inoltre tutti i documenti contabili ai quali si riferisce l’art. 1130-bis cc, ossia le cosiddette pezze giustificative relative alle spese sostenute dal condominio, sulla base delle quali sono redatti dall’amministratore i rendiconti annuali approvati dall’assemblea. È questa la documentazione alla quale può avere accesso ciascun condomino. Tra l’altro, come efficacemente indicato dal Tribunale di Roma, la differente elencazione contenuta negli artt. 1130 e 1130-bis c.c. non incide sul diritto dei condomini, che hanno sempre la possibilità di richiedere copia di entrambe le tipologie di documenti, ma individua un differente orizzonte temporale di conservazione, poiché la documentazione contabile deve essere conservata per almeno 10 anni, mentre i registri devono necessariamente coprire l’intera durata del condominio, trattandosi della memoria storica di quest’ultimo.

A chi appartiene la documentazione condominiale? Già sulla base di quanto sopra appare alquanto scontato il fatto che la documentazione afferente alla gestione del condominio appartiene ai condomini. Tanto è vero che il legislatore, nel riscrivere l’art. 1129 cc, si è sentito in dovere di specificare che l’amministratore, all’atto di cessazione dell’incarico, deve consegnare al condominio tutta la documentazione in suo possesso. In ogni caso, essendo il rapporto tra quest’ultimo e i condomini inquadrabile come un mandato, occorre fare applicazione dell’art. 1713 cc, il quale prevede espressamente che il mandatario, al termine del contratto, deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato. L’amministratore, quindi, detiene la documentazione condominiale in ragione e per lo svolgimento del proprio incarico. A maggior ragione i condomini hanno quindi diritto di visionare e fare copia dei documenti in possesso dell’amministratore. Come pure efficacemente chiarito dal Tribunale di Roma, il condomino ha diritto di prendere visione della documentazione gratuitamente ed estrarne copia a proprie spese. Ciò significa che i condomini possono sia rimborsare l’amministratore delle spese vive sostenute per le copie che estrarne copia personalmente. Gli unici costi da sostenere sono, però, le spese vive per le mere copie. Non può considerarsi legittima, pertanto, l’eventuale richiesta da parte dell’amministratore di un compenso aggiuntivo o di un rimborso forfettario.

Il caso concreto sottoposto all’esame del Tribunale di Roma. Operate queste premesse, necessarie per inquadrare la questione, vediamo cosa è effettivamente accaduto nel caso sottoposto al giudizio del Tribunale di Roma. Nella specie un condomino, a sostegno dell’impugnazione della delibera di approvazione del rendiconto, aveva dedotto di avere inviato richiesta via Pec all’amministrazione per ottenere alcuni documenti necessari, a suo avviso, per la partecipazione all’assemblea e per richiedere delucidazioni sulla situazione contabile gestione ordinaria. Lo stesso evidenziava di non aver ricevuto da parte dell’amministratore i documenti giustificativi, ma solo l’invito a consultare la documentazione presso il proprio studio. Per tale motivo il condomino sosteneva di non aver potuto deliberare con cognizione di causa sulle spese indicate in bilancio per mancanza della predetta documentazione. Quanto sopra è sufficiente per ottenere l’annullamento della delibera?

La decisione del Tribunale di Roma. La risposta fornita dal giudice capitolino a questa domanda è stata, a ragione, negativa. Il Tribunale ha evidenziato come già prima della riforma del 2012 la giurisprudenza si fosse espressa sul punto, affermando che la mancata visione dei documenti condominiali incide sulla formazione della volontà assembleare. Se il condomino non ne ha una conoscenza completa, non potrà esprimere a pieno il suo parere e non potrà influenzare l’orientamento degli altri partecipanti alla riunione. Pertanto, la violazione di tale diritto determina l’annullabilità della delibera assembleare, in quanto risulta viziato il procedimento di formazione della volontà assembleare. Ciascun condomino ha quindi il diritto di ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, ma anche al di fuori di tale ambito, senza la necessità di specificare la ragione per la quale intende prenderne visione o estrarne copia, sempre che l’esercizio di tale potere non intralci l’attività amministrativa e non sia contrario ai principi di correttezza. Il Tribunale di Roma ha quindi evidenziato come la giurisprudenza di legittimità abbia individuato tre limiti fondamentali per l’esercizio di tale diritto: 1) esso non deve risultare di ostacolo all’attività di amministrazione; 2) non deve essere contrario ai principi di correttezza; 3) non deve risolversi in un onere economico per il condominio, dovendo i relativi costi gravare esclusivamente sui condomini richiedenti. Nel caso di specie, come ricostruito dal Tribunale sulla base degli atti di causa, se è vero, da un lato, che il condomino aveva tempestivamente richiesto all’amministratore la visione e la copia dei documenti riguardanti i bilanci oggetto dell’imminente assemblea, è anche vero, dall’altro, che l’amministratore non si era rifiutato, né aveva omesso di fornire riscontro alla richiesta, invitando il condomino ad accedere al proprio studio per esaminare i documenti. Tuttavia, non risulta che quest’ultimo avesse dato seguito all’invito rivoltole dall’amministratore.

Secondo il giudice capitolino, proprio in un’ottica di contemperamento di interessi e di salvaguardia della regolare gestione del condominio, la messa a disposizione dei documenti anche presso lo studio dell’amministratore deve ritenersi una condotta legittima, che soddisfa gli obblighi prescritti dalla legge, non potendo il condomino pretendere l’estrazione di copia e la spedizione dei documenti richiesti prima dell’imminente svolgimento dell’assemblea, poiché il suo diritto di accesso incontra quale unico limite che il suo esercizio non deve creare intralcio alla gestione condominiale. Si tratta, come efficacemente messo in evidenza dal Tribunale di Roma, di un limite di buon senso, che impedisce l’abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all’amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l’attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera.

Non basta, dunque, inoltrare una richiesta di accesso prima dell’assemblea se poi, a fronte di un espresso invito alla consultazione, tale invito non viene colto dal condomino.

fonte italiaoggi